HIDAYATULLAHSULBAR.COM, MAMUJU – Workshop sekretaris DPD Hidayatullah se-Sulawesi Barat secara virtual via zoom menghadirkan seluruh sekretaris DPD Kamis (07/10/21).
Ketua DPW Hidayatullah Sulawesi Barat Ustadz Drs. Mardhatillah berkenan membuka langsung workshop tersebut. “Walaupun lewat virtual, namun tidak mengurangi bobot pertemuan dalam rangka untuk memahami lebih detil tupoksi (tugas pokok dan fungsi) para sekretaris.” ungkapnya dalam sambutan pembukaan.
“Saya mengapresiasi atas perhatian dan keikutsertaan para sekretaris mengikuti workshop ini. Dan terkhusus kepada sekretaris DPW yang telah menginisiasi sebagai follow up dari konsolidasi dan upgrading kemarin.” tandasnya.
“Sekretaris harus tampil mengambil peran aktif dalam seluruh kegiatan organisasi. Jangan biarkan ketua saja yang kerja, padahal seharusnya sekretarislah yang mengambil peran utama dalam setiap event atau kegiatan. Sekretaris yang menghandle seluruh tehnis-tehnis, khususnya terkait masalah surat-menyurat dan administrasi secara umum.”kata Ketua DPW yang paling senior ini.
Menghadirkan pemateri dalam workshop tersebut Sekretaris DPW sendiri Ustadz Drs. Massiara, mengulas secara tehnis tugas-tugas pokok dan fungsi sekretaris. Hadir juga membawakan materi Ketua Departemen Organisasi dan SDI Ustadz Muhammad Bashori, S.Pd.I. yaitu bagaimana memulai menulis di website dan media sosial.
Disamping tugas pokok dan fungsi (Tupoksi), Massiara juga menjelaskan secara rinci administrasi surat menyurat, mulai dari kode penomoran, siapa yang membuat surat, ditujukan kepada siapa. Masing-masing ada kode khusus yang diatur dalam peraturan administrasi.
“Saya sengaja memperlihatkan di layar, mana surat yang pengkodeannya benar dan mana yang masih keliru. Sehingga, kita bisa membandingkan dan tentunya bisa memperbaiki dari kesalahan-kesalahan sebelumnya. Hal ini sangat penting, karena terkait semua dengan pengarsipan dan nantinya bisa mendeteksi mana surat yang betul dan mana yang palsu.” harapnya.
“Selain pengkodean, hal yang tidak kalah pentingnya dalam surat-menyurat adalah standarisasi kop surat, format surat dan stempel. Termasuk juga papan nama organisasi yang standar.” tambahnya
Website Hidayatullahsulbar.com
Workshop sekretaris DPD Hidayatullah juga menyinggung terkait barisan tim redaksi hidayatullahsulbar.com sebagai bagian dari program kesekretariatan, Ustadz Bashori menekankan pentingnya sebuah tulisan. Beliau merujuk pada blog Ustadz Mahladi yaitu https://mahladi.com/
“Kami berharap kedepan seluruh sekretaris DPD berada di barisan tim redaksi hidayatullahsulbar.com, sehingga seluruh aktifitas dan program-program baik organisasi maupun amal usaha terdokumentasi, minimal dalam bentuk tulisan di website. Selanjutnya bahwa, menulis jika sudah terbiasa, maka akan mengalir dengan sendirinya dan Insya Allah bisa produktif.”
“Dalam menulis yang menjadi standar adalah bagaimana memperhatikan pola 5w+1h (where, when, who, why, what dan how). Jika itu sudah terpenuhi, maka Insya Allah tulisan kita sudah memenuhi standar berita. Tinggal memperhatikan ejaan yang disempurnakan (EYD) yang baku.” rincinya.
Pada sesi terakhir workshop tersebut diadakan dialog. “Saya sudah lama jadi sekretaris tetapi belum sepenuhnya menjalankan tupoksi sebagaimana ustadz sampaikan dalam materinya tadi. Bagaimana solusinya ustadz?” ungkap peserta yang minta identitasnya tidak dipublikasikan.
“Selama ini hanya ketua yang ambilalih pekerjaan sekretaris, apakah mungkin karena ketidaktahuan saya.” ungkap yang lain. “Apa tugas awal saya sebagai sekretaris ustadz?” sebut peserta berikutnya.
“Segala problema atau masalah yang antum hadapi, kuncinya adalah bagaimana antum membangun komunikasi dengan semua pengurus, khususnya ketua DPD antum.” Jawab sekretaris DPW yang juga sudah senior ini.
“Jika ada hal yang kurang jelas dan belum dipahami dalam tupoksi antum, silahkan bertanya langsung kepada ketua DPD atau langsung kepada saya.” kuncinya.
