HidayatullahSulbar.Com, Mamuju – Ustadz Dr. Abdul Ghaffar Hadi, S.Pd.I, M.Pd.I memberikan paparan komprehensif tentang peran krusial seorang sekretaris dalam sesi Upgrading Sekretaris DPD & Kampus Madya Hidayatullah se-Sulawesi Barat, Ahad (15/09/2024), yang diselenggarakan secara online melalui Zoom.
Pada kesempatan tersebut, beliau menyampaikan bahwa sekretaris tidak hanya sebagai pengelola administrasi, namun juga sebagai penggerak utama yang memastikan kelancaran semua aspek organisasi.
Sekretaris, Penjaga Kunci dalam Kesuksesan Organisasi
Dalam paparannya, Ustadz Dr. Abdul Ghaffar Hadi menegaskan bahwa seorang sekretaris memegang peranan yang jauh lebih strategis daripada sekadar mengurus surat-menyurat. “Sekretaris adalah playmaker yang mengatur strategi organisasi agar semua berjalan sesuai rencana dan visi misi organisasi dapat tercapai,” ujar beliau.
Menurutnya, sekretaris berfungsi sebagai penjaga informasi, penghubung komunikasi, dan perwakilan ketua dalam berbagai tugas penting. “Banyak tugas organisasi yang tidak mungkin diselesaikan hanya oleh ketua. Di sinilah peran sekretaris yang mendukung ketua dalam mengelola berbagai kegiatan organisasi,” lanjutnya.
Lebih lanjut, beliau menekankan tiga area utama yang menjadi tanggung jawab seorang sekretaris, yakni administrasi, komunikasi, dan pelayanan.
Kunci Sukses Sekretaris: Administrasi, Komunikasi, dan Pelayanan
Dalam hal administrasi, Ustadz Abdul Ghaffar menjelaskan bahwa sekretaris harus terampil dalam mengelola surat-menyurat, membuat laporan, serta mendokumentasikan setiap kegiatan organisasi dengan baik. “Tanpa administrasi yang rapi, organisasi akan kesulitan menjalankan program-programnya,” jelasnya.
Sedangkan di bidang komunikasi, sekretaris dituntut untuk mampu mengatur rapat, mencatat notulasi, serta menyelaraskan program kerja dengan pimpinan dan anggota lainnya. “Sekretaris harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik, baik secara personal maupun massa, untuk memastikan koordinasi dalam organisasi tetap terjaga,” tambahnya.
Ustadz Dr. Abdul Ghaffar Hadi juga menyoroti pentingnya peran sekretaris dalam pelayanan, khususnya dalam pelayanan tamu, kehumasan, hingga pengelolaan inventaris. “Sekretaris menjadi ujung tombak dalam menjaga citra dan reputasi organisasi, mulai dari pelayanan internal hingga hubungan dengan pihak eksternal,” katanya.
Diskusi Interaktif dan Penguatan Peran Sekretaris
Setelah penyampaian materi, acara dilanjutkan dengan sesi tanya jawab yang dipenuhi antusiasme peserta. Para sekretaris DPD dan Kampus Madya Hidayatullah se-Sulawesi Barat diajak untuk berdiskusi tentang berbagai tantangan yang mereka hadapi dalam menjalankan peran strategis mereka. Berbagai solusi dan tips praktis juga diberikan oleh Ustadz Dr. Abdul Ghaffar untuk membantu para sekretaris mengatasi masalah yang ada di lapangan.
Acara ini diharapkan dapat memperkuat kapasitas para sekretaris dalam menjalankan tugas organisasi dengan lebih optimal. “Semoga melalui sesi upgrading ini, para sekretaris semakin mampu mengemban tugas dengan baik, mendukung kepemimpinan, dan berkontribusi maksimal dalam pencapaian tujuan organisasi,” pungkas Ustadz Dr. Abdul Ghaffar Hadi di akhir sesi Ahad, 15 September 2024.(massiara)
